2016.2.23「就是比你早3小時下班」讀後心得

可以做的行動

1. 依使用頻率將桌面物品減少到10種以內，左上抽屜放文具、中間私人物品、下面放文書。
2. 文書電子化：立即處理、立即丟棄，用掃描或拍照的方式電子化。
3. 將30分以上的工作填入google行事曆；30分以內的工作填入當天工作表，透過紀錄來掌握時間。
4. 整理制式化工作的SOP。

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書本摘要

十四天工作整理術：

• 辦公桌整理：

1. 1. 依使用頻率將桌面物品縮到20種以內。
   2. 其他物品通通收到抽屜中，最上面的抽屜放文具，中間放私人物品，最下面則放文書。
   3. 能夠馬上找到是首要重點。

• 文件分類：

1. 1. 按照行事曆把文件分為四類：今日必做事項(每天清空)、五分鐘就可完成事項清單（利用零碎時間處理，需加上重要度及期限二欄）、有期限事項(提前二天貼上Ｏ日處理，並在Google日曆上安排時間，期限到就確實執行)、無期限事項（避免累積太多無用的資料，在Google日曆上設定提醒每隔三個月整理一次）。
   2. 每天清空「今日必做事項」檔案夾。

• 文書電子化：立即處理、立即丟棄，用掃描或拍照的方式電子化。
• 填寫行事曆：

1. 1. 將所有該做的事項輸入google日曆。
   2. 估算工作所需時間，建立每日工作時間表，一定要今日事今日畢。
   3. 30分鐘以內能完成的工作，填入當天工作表。
   4. 配合時間表工作，盡量縮短完成時間。
   5. 每日工作時間表別排太滿，預留30分鐘保持彈性。

• 資料分類：

1. 1. 把所有資料儲存在雲端。
   2. 資料夾及檔案命名以方便尋找為原則。
   3. 沒空整理的檔案先放在暫存資料夾。
   4. 製作索引。

• 保存素材：收集素材時擷取所需的部分即可。
• 掌握時間：

1. 1. 透過紀錄來掌握時間。
   2. 以分為紀錄單位。
   3. 壓縮工作以外的時間。
   4. 不是花越多時間成果就越好。
   5. 加速所有日常作業處理時間。

• 工作制式化：

1. 1. 整理、思考，找出可制式化的工作。
   2. 用常用句回覆信件。

• 活用零碎時間：

1. 1. 處理「5分鐘事務」。
   2. 開會、洽公途中、通勤時間、午休時間等時間都可以善用。

• 養成習慣：

1. 1. 每天重複做讓整理好的狀態養成習慣，至少持續3個月時間先前所有課程。
   2. 每天確認是否有做好整理。
   3. 早上要花時間掌握待辦事項。
   4. 養成遵守預定計畫的習慣。